Электронный документооборот

У ВкусВилл большой оборот документов внутри компании — 30000 в сутки. И с каждым днем «бумаг» становится больше. Именно поэтому мы перешли в электронную систему. В кратчайшие сроки (1,5 месяца) инженеры Тензора внедрили и настроили ЭДО. Кроме всего, работизировали его, то есть разработали в рамках своей платформы СБИС модифицированную RPA-технологию. Последнее нам необходимо для ускорения процесса подписания документов. У нас 14000 сотрудников, ответственных за перемещение товара. Заказ, подтверждение, приемка — везде нужно ставить подпись. СБИС упростил процесс, каждый документ — на контроле. Сейчас фактически вместо сотрудника трудится робот. Его функционал — «загрузка — подпись одним сотрудником — подпись другим — выгрузка». При этом схема юридически законна за счет того, что мы используем не ПЭП, а НЭП. Робот здесь равен человеку, только в разы больше скорость и меньше ошибок. Специалисты Тензора умеют реализовывать большие проекты со сложным механизмом и в этом мы убедились сами.

В первую очередь мы перевели в электронный вид расчетные документы с клиентами, повысив уровень сервиса. Теперь многие из них получают документы в день отправки, без вероятности потери. Вторым этапом реализовали получение юридически значимых документов от поставщиков. Коллеги из Тензора принимали непосредственное участие в разработке регламента по электронному согласованию входящих документов в СБИС. Последующим этапом была проведена совместная работа по интеграции учетной системы R12 и СБИС. На сегодня сотрудничество продолжается, предстоит еще много сделать по переводу контрагентов на новые электронные сервисы.

Группа «М.Видео-Эльдорадо» ежегодно осуществляет более 3 млн. доставок. Поэтому нам важно, чтобы все логистические процессы работали эффективно, а покупатели получали любой товар максимально быстро. Для этого мы с большинством наших логистических партнеров перешли на электронный документооборот. Акты выполненных работ, счета-фактуры, претензии, информационные письма мы получаем через СБИС. Это удобный сервис, которым легко пользоваться. Наши партнеры без проблем подключаются и в короткие сроки начинают работу. Подход позволяет значительно экономить ресурсы, быстрее осуществлять расчеты и, конечно, экоответственными, расходуя меньше бумаги.

Мы используем измененную конфигурацию 1С, и стандартная интеграция со СБИС не работает. Но при этом служба безопасности не дает доступ сторонним лицам в нашу 1С. По скриншотам, устным объяснениям Тензор помог нашим специалистам интегрировать СБИС и 1С, чтобы документы отправлялись из 1С напрямую. Сейчас СБИС рассылает разные пакеты документов как стандартные (акт + счет-фактура), так и нестандартные. Например, мы используем пакет из отчета агента, акта и счета-фактуры на агентское вознаграждение. Xml-формы отчета агента не было в СБИС. Ее сделали и добавили специально для нас, чтобы мы могли заполнять и редактировать ее прямо в системе.

Мы используем СБИС для доставки бизнес-клиентам отчетных документов в электронном виде. На сегодняшний день это один из самых быстрых и надежных способов передачи юридически значимой документации. Выставленные счета доступны клиентам по всей стране уже в день их формирования. А с учетом наших объемов это также значительное сокращение как человеческих ресурсов, так и затрат на доставку бумажных документов. Функционал системы также позволил нам выстроить процесс обслуживания клиентов по люьому типу обращений без визита в офис.

Сбербанк имеет широкую территориальную сеть, мы получаем большое количество документов по услугам ЖКХ. Внедрение СБИС помогло организовать точную адресацию документов. Каждому филиалу в СБИС присвоен уникальный код. Поставщик указывает его при выгрузке документов или выбирает его в интерфейсе СБИС. Документы приходят сразу в филиал. Чтобы документы попали в нужное отделение, даже если поставщик не указал код, в СБИС можно привязать контрагентов к конкретным сотрудникам. Кроме того, через СБИС мы настроили роуминг с другими операторами ЭДО, что расширило круг контрагентов.

У нас доверенности курирует один сотрудник, другим нужно было записываться к нему на прием, ехать в офис и стоять в очереди. Мы хотели найти такой инструмент, который позволил бы выдавать МЧД электронно. И мы нашли этот сервис в системе, в которой уже работаем: в СБИС. Теперь доверенности и другие электронные документы оформляем онлайн. Не нужно ничего распечатывать и выезжать в офис. Чтобы выдать машиночитаемую доверенность, достаточно завести на сотрудника карточку и заполнить информацию. А если истек срок МЧД, легко продлить ее. Удобно, что в системе под именем каждого сотрудника указано, где он может использовать свою электронную подпись: на госпорталах или в ЭДО.

У нас много поставщиков, поэтому трафик входящих документов высокий. Когда появились требования к МЧД, стало сложнее отслеживать полномочия физлиц, которые подписывают документы со стороны контрагента. В СБИС нашлось решение: проверка статуса и выгрузка самой МЧД прямо из ЦПРР методами API. Мы самостоятельно внедрили проверку в свое ПО, прочитав руководство. Теперь, принимая документ с МЧД, можем одним API-запросом получить тело доверенности, вычитать полномочия и сроки действия, тем самым обезопасив свой ЮЗДО.

Ежемесячно к нам поступает несколько тысяч документов. Система проверки у нас очень сложная – проверяем 36 критериев. Раньше это делали вручную, нагружая бухгалтерию даже в нерабочее время. В СБИС же вся проверка происходит автоматически, на согласование и подписание документы поступают в электронном виде. Так мы сократили бумажную работу и разгрузили бухгалтерию. За первые пять месяцев работы с ЭДО мы наладили обмен документами с 8000 наших клиентов. В 2017 году запустили в СБИС сбор показаний счетчиков в электронном виде и подписание электронных договоров.

От СБИС только хорошие впечатления. Так, мы уже привыкли сдавать отчетность с помощью системы, а теперь ускорили и обмен документами с Казахстаном. Наши зарубежные покупатели были сразу за, ведь им было важно ускорить получение первички. Быстро разрешились и все нюансы с разницей в законодательствах. СБИС избавил от механической работы. Раньше мы все печатали и отправляли курьером, а если контрагенты что-то не проставили – приходилось долго ждать повторной «доставки». А сейчас в режиме онлайн делаем отгрузки, высылаем договоры и аннулируем ошибочные документы. И все это за считанные минуты. Не тратим время на отправку документов: они высылаются автоматически, остается только проверить их утверждение.

В нашей компании часто появляются новые товароведы, которым нужно выдавать МЧД. Благодаря СБИС нам не приходится оформлять доверенности в налоговой. Все делаю в системе: захожу в документы, заполняю данные сотрудника, даю ему права на подписание определенных документов. Как правило, документация всегда одна и та же, а подписание специфических документов согласуем с руководством. Иногда контрагенты запрашивают у нас МЧД. Мы легко выгружаем доверенность из СБИС и отправляем им. Все интуитивно понятно.

У нас 5 сотрудников, и действующие МЧД нужны всем. СБИС обеспечил нас ими. С помощью сервиса мы выдаем машиночитаемые доверенности в одной системе. И не нужно закупать пять флешек на каждого, чтобы загружать на них МЧД: все делаем дистанционно. Коллеги принимают накладные от фирмы, счета-фактуры и все документы подписывают сами. Мне нравится, как в СБИС работает техподдержка. Обратиться могу в любое время дня и ночи. Можно спросить, как выдать доверенность, как назначить сотрудника. Помогают всегда опытные специалисты и делают свою работу на 100%.

Мы уже привыкли вести бухгалтерию в СБИС, а год назад решили подключить и международный ЭДО. Так как мы реализуем свою продукцию не только на территории России, но и за ее пределами, нам было важно получать документы из-за рубежа сразу, а не ждать все месяцами на бумаге. Особенно понравилось, что роуминг с другими операторами настраивается быстро, без недельных ожиданий. И сейчас многие вопросы решаем напрямую через круглосуточную техподдержку, даже к менеджеру теперь не обращаемся.

Внедрение онлайн-сервисов для клиентов – одно из важнейших направлений развития нашей компании. Переход на электронные документы мы начали в 2012 году сразу после утверждения законодательной базы. Вместе со специалистами СБИС мы провели интеграцию нашей биллинговой системы и личного кабинета клиента. В итоге мы работаем без бумаги уже с десятками тысяч клиентов и продолжаем активно увеличивать их количество.

Под управлением Х5 Retail Group 17 000 магазинов. С каждого мы ежемесячно собираем УПД по коммунальным и клининговым услугам. ЭДО в СБИС ускорил их получение до пары дней. Прямая интеграция СБИС с системой SAP по защищенному JMS-каналу обуспечила обмен документами в привычном интерфейсе.

В пандемию обмен бумажными документами значительно затруднился. В целях оптимизации процессов мы приняли решение перейти на ЭДО с партнером из Швейцарии. Сотрудники Тензора создали для зарубежного партнера аккаунт в СБИС и выдали НЭП. Чтобы документы признавались юридически значимыми, мы подписали трехстороннее соглашение. Теперь мы обмениваемся договорами и иными документами с нашим партнером за секунды.

Все документы от поставщиков мы собираем и проверяем в централизованной бухгалтерии. Раньше накладные поступали к нам через рестораны, что приводило к задержке процессов и появлению рисков потери документа. Реализовав ЭДО от СБИС, мы минимизировали проблемы документооборота. Теперь в личном кабинете мы видим накладные сразу после поставки, а подписание документа, оплата и контроль закупки товаров происходят своевременно. Также благодаря прописанной логике движения документов в СБИС, мы видим, в какой ресторан был доставлен товар, что ускоряет бизнес процессы в целом. Помимо ЭДО, 900 наших касс подключены к ОФД от СБИС, это автоматизировало взаимоотношения с арендодателями по всей стране.

В бумаге документы шли 3-4 дня. А в случае корректировок – в два раза дольше. На этот срок оплаты некоторых клиентов задерживались, так как платят они после получения документов . В СБИС они видят документы прямо в день отправки. 1С у нас формирует нестандартный акт с номером из ERP системы и счет-фактуру с юридическим адресом, подтянутым из ERP. СБИС без труда визуализирует эти документы и выгружает из 1С в xml-формате. Сейчас документооборот в каждом филиале самостоятельный. со СБИС в скором времени мы начнем отправлять электронные документы централизовано. Это увеличит нашу экономию на ЭДО еще на 300 000 руб. в месяц на выдаче ЭП и обучении работе с документами новых специалистов.