Электронный документооборот

Мы используем измененную конфигурацию 1С, и стандартная интеграция со СБИС не работает. Но при этом служба безопасности не дает доступ сторонним лицам в нашу 1С. По скриншотам, устным объяснениям Тензор помог нашим специалистам интегрировать СБИС и 1С, чтобы документы отправлялись из 1С напрямую. Сейчас СБИС рассылает разные пакеты документов как стандартные (акт + счет-фактура), так и нестандартные. Например, мы используем пакет из отчета агента, акта и счета-фактуры на агентское вознаграждение. Xml-формы отчета агента не было в СБИС. Ее сделали и добавили специально для нас, чтобы мы могли заполнять и редактировать ее прямо в системе.

Группа «М.Видео-Эльдорадо» ежегодно осуществляет более 3 млн. доставок. Поэтому нам важно, чтобы все логистические процессы работали эффективно, а покупатели получали любой товар максимально быстро. Для этого мы с большинством наших логистических партнеров перешли на электронный документооборот. Акты выполненных работ, счета-фактуры, претензии, информационные письма мы получаем через СБИС. Это удобный сервис, которым легко пользоваться. Наши партнеры без проблем подключаются и в короткие сроки начинают работу. Подход позволяет значительно экономить ресурсы, быстрее осуществлять расчеты и, конечно, экоответственными, расходуя меньше бумаги.

В первую очередь мы перевели в электронный вид расчетные документы с клиентами, повысив уровень сервиса. Теперь многие из них получают документы в день отправки, без вероятности потери. Вторым этапом реализовали получение юридически значимых документов от поставщиков. Коллеги из Тензора принимали непосредственное участие в разработке регламента по электронному согласованию входящих документов в СБИС. Последующим этапом была проведена совместная работа по интеграции учетной системы R12 и СБИС. На сегодня сотрудничество продолжается, предстоит еще много сделать по переводу контрагентов на новые электронные сервисы.

Мы используем СБИС для доставки бизнес-клиентам отчетных документов в электронном виде. На сегодняшний день это один из самых быстрых и надежных способов передачи юридически значимой документации. Выставленные счета доступны клиентам по всей стране уже в день их формирования. А с учетом наших объемов это также значительное сокращение как человеческих ресурсов, так и затрат на доставку бумажных документов. Функционал системы также позволил нам выстроить процесс обслуживания клиентов по люьому типу обращений без визита в офис.

Сбербанк имеет широкую территориальную сеть, мы получаем большое количество документов по услугам ЖКХ. Внедрение СБИС помогло организовать точную адресацию документов. Каждому филиалу в СБИС присвоен уникальный код. Поставщик указывает его при выгрузке документов или выбирает его в интерфейсе СБИС. Документы приходят сразу в филиал. Чтобы документы попали в нужное отделение, даже если поставщик не указал код, в СБИС можно привязать контрагентов к конкретным сотрудникам. Кроме того, через СБИС мы настроили роуминг с другими операторами ЭДО, что расширило круг контрагентов.

У ВкусВилл большой оборот документов внутри компании — 30000 в сутки. И с каждым днем «бумаг» становится больше. Именно поэтому мы перешли в электронную систему. В кратчайшие сроки (1,5 месяца) инженеры Тензора внедрили и настроили ЭДО. Кроме всего, работизировали его, то есть разработали в рамках своей платформы СБИС модифицированную RPA-технологию. Последнее нам необходимо для ускорения процесса подписания документов. У нас 14000 сотрудников, ответственных за перемещение товара. Заказ, подтверждение, приемка — везде нужно ставить подпись. СБИС упростил процесс, каждый документ — на контроле. Сейчас фактически вместо сотрудника трудится робот. Его функционал — «загрузка — подпись одним сотрудником — подпись другим — выгрузка». При этом схема юридически законна за счет того, что мы используем не ПЭП, а НЭП. Робот здесь равен человеку, только в разы больше скорость и меньше ошибок. Специалисты Тензора умеют реализовывать большие проекты со сложным механизмом и в этом мы убедились сами.

Поскольку мы работаем с бухгалтерией на аутсорсе, а большинство сотрудников часто бывают в командировках, то бумажный документооборот был затруднителен. Поэтому перешли на ЭДО. СБИС решил 3 основных проблемы: 1. Обмен документами с контрагентами. 2. Внутренние согласования: заявки на оплату, договоры. 3. Учет и контроль сотрудников в командировке. СБИС — очень гибкая система, я смогла сама настроить маршруты для бизнес-процессов, не пришлось заполнять никаких заявок. Все делается просто и не занимает много времени. В будущем планируем интегрировать СБИС в нашу основную учетную систему.

Весомыми плюсами при выборе СБИС была возможность пакетной отправки документов и возможность бесплатного подключения для наших дистрибьюторов. Мы работаем в Sap, В СБИС реализован готовый пакет интеграции с Sap. Интеграция и переход на ЭДО был осуществлен достаточно быстро, за два с половиной месяца. В СБИС мы реализовали и наши внутренние регламенты утверждения документов перед подписанием. А также перевели на отправку через СБИС акты о предоставлении бонусных премий, визуализировав в СБИС необходимый нам формат.

Наша компания - это географически распределенный холдинг: мы работаем в Центральной России, Приморье, на Алтае, Камчатке… Между центральной компанией и дочерними предприятиями происходит довольно большой документооборот. Поэтому было принято решение о переходе на ЭДО, и наша компания выбрала СБИС. На практике убедились, что начать работу в СБИС просто: скачали обработку для 1С, настроили по инструкции, провели пилот внутри компании и начали работать. Причем, большинство авиакомпаний, с которыми мы сотрудничаем, уже работали в СБИС. На данный момент 95% документооборота Аэрофьюэлз Интернешенел идет через СБИС.

У нас большое количество поставщиков по всей России и с каждым из них мы обмениваемся договорами, дополнительными соглашениями и спецификациями. Делать эту работу на бумаге затратно и неэффективно, поэтому еще в 2014 году мы перешли на ЭДО. С помощью СБИС мы наладили документооборот в два этапа: сначала сделали возможным обмен договорами, а позже к ним добавились УПД. Таким образом, СБИС обеспечил возможность электронного подписания договоров для нас, и обмениваться первичными документами для поставщиков. Также благодаря партнерству cо СБИС мы подаем документы в ФНС, ПФР и Росстат.

У нас много поставщиков, поэтому трафик входящих документов высокий. Когда появились требования к МЧД, стало сложнее отслеживать полномочия физлиц, которые подписывают документы со стороны контрагента. В СБИС нашлось решение: проверка статуса и выгрузка самой МЧД прямо из ЦПРР методами API. Мы самостоятельно внедрили проверку в свое ПО, прочитав руководство. Теперь, принимая документ с МЧД, можем одним API-запросом получить тело доверенности, вычитать полномочия и сроки действия, тем самым обезопасив свой ЮЗДО.

со СБИС мы сократили издержки на доставку документов - суммы не космические, но все равно приятно. Большинство наших клиентов используют ЭДО, поэтому мы почти отказались от бумаг. Нам самим подписанные документы от клиентов не нужны. А вот для них уровень нашего сервиса стал выше – свои акты, счета- фактуры и счета на оплату они получают вовремя. Хотим перейти на УПД. Со стороны СБИС все готово, но наш биллинг Fastcom пока не обновлен – не позволяет использовать новый документ. С осени 2016 года переводим клиентов только на ЭДО. Клиент выбирает удобного ему оператора – СБИС доставит документы любому так же быстро, как и своим клиентам.

У нас 5 сотрудников, и действующие МЧД нужны всем. СБИС обеспечил нас ими. С помощью сервиса мы выдаем машиночитаемые доверенности в одной системе. И не нужно закупать пять флешек на каждого, чтобы загружать на них МЧД: все делаем дистанционно. Коллеги принимают накладные от фирмы, счета-фактуры и все документы подписывают сами. Мне нравится, как в СБИС работает техподдержка. Обратиться могу в любое время дня и ночи. Можно спросить, как выдать доверенность, как назначить сотрудника. Помогают всегда опытные специалисты и делают свою работу на 100%.

Мы закупаем товар у 5 крупных компаний и получаем только счета-фактуры и иногда спецификации. Я узнала про международный ЭДО, заполнила заявку на сайте, и нам быстро подключили сервис. После этого мы сразу приступили к приему документов, без каких-либо заминок. В нашей Республике внедрены электронные сопроводительные накладные. При их отсутствии груз могут задержать на границе и выписать штраф. А это невыгодно и импортеру, и перевозчику, и нам. со СБИС я уже на начальной стадии вижу, что именно к нам идет из России. Поэтому еще до пересечения грузом границы я подготавливаю накладные. Таким образом, в СБИС удобно и просто контролировать импортируемый товар.

Внедрение онлайн-сервисов для клиентов – одно из важнейших направлений развития нашей компании. Переход на электронные документы мы начали в 2012 году сразу после утверждения законодательной базы. Вместе со специалистами СБИС мы провели интеграцию нашей биллинговой системы и личного кабинета клиента. В итоге мы работаем без бумаги уже с десятками тысяч клиентов и продолжаем активно увеличивать их количество.

Наша задача сделать максимально комфортным работу наших клиентов. Клиентам нравится получать документы в СБИС- это быстрее и проще -в СБИС документы приходят в течение нескольких минут. Для нас отправка в СБИС тоже удобна. Мы тратим на рассылку документов несколько минут и по каждому клиенту можем быстро проверить, какие документы отправлены или утверждены – очень удобно. Документы о состоянии счета, расшифровки звонков, оказанных услугах и т. д. мы выгружаем в СБИС из своего биллинга Ирбис. Мы отправляем и xml-формат и pdf – необходимо для наших специфических документов.

Мы начали работать с ЭДО в СБИС, когда этот проект был еще пилотным. Изначально работа была в несколько этапов: формирование в оффлайне, заливка на сервер. Сейчас СБИС интегрирован в конфигурацию 1С. Мы видим все отправленные документы и их историю – куратор организации контролирует, какие документы ушли, их статус, есть ли по ним возражения, комментарии. Среди клиентов много малых компаний. Важно не перегружать их дополнительным ПО. Поэтому документы они получают прямо в своем личном кабинете, а подписывают их облачной подписью. Сервис нам настолько нравится, что мы даже не знаем, что можно предложить для его улучшения!

Как у предприятия по водоснабжению всего города, у нас множество контрагентов, и ЭДО очень упростил жизнь нам и нашим клиентам. С тех пор как мы пользуемся ЭДО в СБИС, контрагентам не приходится бегать к нам каждый день. Теперь как только первичные документы приходят в личный кабинет клиента, оплата происходит без задержек. Меньше срок доставки – меньше должников. Привыкать к новой программе не пришлось, так как через обработку СБИС мы продолжаем работать в «родном» интерфейсе 1С. А наш личный менеджер компании Тензор всегда готов подробно и понятно ответить на все возникающие вопросы.