Электронный документооборот

Мы используем измененную конфигурацию 1С, и стандартная интеграция со СБИС не работает. Но при этом служба безопасности не дает доступ сторонним лицам в нашу 1С. По скриншотам, устным объяснениям Тензор помог нашим специалистам интегрировать СБИС и 1С, чтобы документы отправлялись из 1С напрямую. Сейчас СБИС рассылает разные пакеты документов как стандартные (акт + счет-фактура), так и нестандартные. Например, мы используем пакет из отчета агента, акта и счета-фактуры на агентское вознаграждение. Xml-формы отчета агента не было в СБИС. Ее сделали и добавили специально для нас, чтобы мы могли заполнять и редактировать ее прямо в системе.

Группа «М.Видео-Эльдорадо» ежегодно осуществляет более 3 млн. доставок. Поэтому нам важно, чтобы все логистические процессы работали эффективно, а покупатели получали любой товар максимально быстро. Для этого мы с большинством наших логистических партнеров перешли на электронный документооборот. Акты выполненных работ, счета-фактуры, претензии, информационные письма мы получаем через СБИС. Это удобный сервис, которым легко пользоваться. Наши партнеры без проблем подключаются и в короткие сроки начинают работу. Подход позволяет значительно экономить ресурсы, быстрее осуществлять расчеты и, конечно, экоответственными, расходуя меньше бумаги.

В первую очередь мы перевели в электронный вид расчетные документы с клиентами, повысив уровень сервиса. Теперь многие из них получают документы в день отправки, без вероятности потери. Вторым этапом реализовали получение юридически значимых документов от поставщиков. Коллеги из Тензора принимали непосредственное участие в разработке регламента по электронному согласованию входящих документов в СБИС. Последующим этапом была проведена совместная работа по интеграции учетной системы R12 и СБИС. На сегодня сотрудничество продолжается, предстоит еще много сделать по переводу контрагентов на новые электронные сервисы.

У ВкусВилл большой оборот документов внутри компании — 30000 в сутки. И с каждым днем «бумаг» становится больше. Именно поэтому мы перешли в электронную систему. В кратчайшие сроки (1,5 месяца) инженеры Тензора внедрили и настроили ЭДО. Кроме всего, работизировали его, то есть разработали в рамках своей платформы СБИС модифицированную RPA-технологию. Последнее нам необходимо для ускорения процесса подписания документов. У нас 14000 сотрудников, ответственных за перемещение товара. Заказ, подтверждение, приемка — везде нужно ставить подпись. СБИС упростил процесс, каждый документ — на контроле. Сейчас фактически вместо сотрудника трудится робот. Его функционал — «загрузка — подпись одним сотрудником — подпись другим — выгрузка». При этом схема юридически законна за счет того, что мы используем не ПЭП, а НЭП. Робот здесь равен человеку, только в разы больше скорость и меньше ошибок. Специалисты Тензора умеют реализовывать большие проекты со сложным механизмом и в этом мы убедились сами.

Сбербанк имеет широкую территориальную сеть, мы получаем большое количество документов по услугам ЖКХ. Внедрение СБИС помогло организовать точную адресацию документов. Каждому филиалу в СБИС присвоен уникальный код. Поставщик указывает его при выгрузке документов или выбирает его в интерфейсе СБИС. Документы приходят сразу в филиал. Чтобы документы попали в нужное отделение, даже если поставщик не указал код, в СБИС можно привязать контрагентов к конкретным сотрудникам. Кроме того, через СБИС мы настроили роуминг с другими операторами ЭДО, что расширило круг контрагентов.

Мы используем СБИС для доставки бизнес-клиентам отчетных документов в электронном виде. На сегодняшний день это один из самых быстрых и надежных способов передачи юридически значимой документации. Выставленные счета доступны клиентам по всей стране уже в день их формирования. А с учетом наших объемов это также значительное сокращение как человеческих ресурсов, так и затрат на доставку бумажных документов. Функционал системы также позволил нам выстроить процесс обслуживания клиентов по люьому типу обращений без визита в офис.

Наша компания - это географически распределенный холдинг: мы работаем в Центральной России, Приморье, на Алтае, Камчатке… Между центральной компанией и дочерними предприятиями происходит довольно большой документооборот. Поэтому было принято решение о переходе на ЭДО, и наша компания выбрала СБИС. На практике убедились, что начать работу в СБИС просто: скачали обработку для 1С, настроили по инструкции, провели пилот внутри компании и начали работать. Причем, большинство авиакомпаний, с которыми мы сотрудничаем, уже работали в СБИС. На данный момент 95% документооборота Аэрофьюэлз Интернешенел идет через СБИС.

Входящие документы у нас согласуют 4 отдела. На бумаге это долго, а если документ терялся, то «концы» было не найти. С 2015 года МОЭК, Мосводоканал и другие контрагенты начали присылать нам акты и счета-фактуры в СБИС. Настройка согласования в системе была быстрой - провели ее без выезда специалиста СБИС. Теперь документы в СБИС поступают на согласование по очереди в каждый отдел. Только в случае одобрения документа всеми отделами, он поступает на резервирование денег для оплаты, а после на подписание к начальнику университета. Теперь быстро подписываем, оплачиваем, и документы не теряются и не забываются.

Наши клиенты - энергосбытовые компании. Мы создали для них систему расчета потребляемых услуг юрлицами и формирования документов по ним. А вот документооборота у нас не было. Тензор предоставил документированный, удобный программный интерфейс для интеграции СБИС и СТЕК. Благодаря этому мы добавили модуль СТЭК ЭДО. СБИС по умолчанию выступает оператором электронного документооборота и позволяет нашим клиентам отправлять документы и видеть их статусы прямо в СТЕК. Интеграция позволяет просматривать карточки электронных документов и электронную подпись на них в СБИС. Мы в своей системе показываем ссылки на документ. Клик по ссылке открывает карточку в СБИС.

Мы частная компания, работаем по заказам. А сроки сдачи зависят от конструкторов. Они люди творческие, с гибким графиком, но контролировать их все равно надо. В этом смысле СБИС нам очень помог. Теперь по активности за компьютером программа показывает, сколько сотрудник реально отработал. Удобно, что в СБИС есть уведомления о нарушении графика. Это дисциплинирует сотрудников и экономит время руководителям – не надо всех просматривать. В нашем случае еще и пригодилась возможность отключить эти уведомления для ключевых специалистов, чтобы не отвлекать их. По ним данные получает только руководитель и уже сам решает наказывать или нет.

Я сторонник современного подхода к бизнесу. Два наших клиента из России перешли на ЭДО в СБИС, мы также подключили сервис. С ним мы работаем уже практически год, поэтому успели оценить преимущества. Не надо складировать тонны бумаги, отправлять ее по почте — все в одной программе. В несколько кликов мы закрываем вопрос с накладными, реализацией, актами сверки и другими документами. Происходит это за пару минут, а на согласование «по старинке» уходят дни. Так нам пока приходится работать с остальными 500 клиентами. В будущем, если хотя бы часть документов наши клиенты будут формировать через ЭДО, процесс станет эффективнее.

Весомыми плюсами при выборе СБИС была возможность пакетной отправки документов и возможность бесплатного подключения для наших дистрибьюторов. Мы работаем в Sap, В СБИС реализован готовый пакет интеграции с Sap. Интеграция и переход на ЭДО был осуществлен достаточно быстро, за два с половиной месяца. В СБИС мы реализовали и наши внутренние регламенты утверждения документов перед подписанием. А также перевели на отправку через СБИС акты о предоставлении бонусных премий, визуализировав в СБИС необходимый нам формат.

У нас 5 сотрудников, и действующие МЧД нужны всем. СБИС обеспечил нас ими. С помощью сервиса мы выдаем машиночитаемые доверенности в одной системе. И не нужно закупать пять флешек на каждого, чтобы загружать на них МЧД: все делаем дистанционно. Коллеги принимают накладные от фирмы, счета-фактуры и все документы подписывают сами. Мне нравится, как в СБИС работает техподдержка. Обратиться могу в любое время дня и ночи. Можно спросить, как выдать доверенность, как назначить сотрудника. Помогают всегда опытные специалисты и делают свою работу на 100%.

Наша задача сделать максимально комфортным работу наших клиентов. Клиентам нравится получать документы в СБИС- это быстрее и проще -в СБИС документы приходят в течение нескольких минут. Для нас отправка в СБИС тоже удобна. Мы тратим на рассылку документов несколько минут и по каждому клиенту можем быстро проверить, какие документы отправлены или утверждены – очень удобно. Документы о состоянии счета, расшифровки звонков, оказанных услугах и т. д. мы выгружаем в СБИС из своего биллинга Ирбис. Мы отправляем и xml-формат и pdf – необходимо для наших специфических документов.

Все документы от поставщиков мы собираем и проверяем в централизованной бухгалтерии. Раньше накладные поступали к нам через рестораны, что приводило к задержке процессов и появлению рисков потери документа. Реализовав ЭДО от СБИС, мы минимизировали проблемы документооборота. Теперь в личном кабинете мы видим накладные сразу после поставки, а подписание документа, оплата и контроль закупки товаров происходят своевременно. Также благодаря прописанной логике движения документов в СБИС, мы видим, в какой ресторан был доставлен товар, что ускоряет бизнес процессы в целом. Помимо ЭДО, 900 наших касс подключены к ОФД от СБИС, это автоматизировало взаимоотношения с арендодателями по всей стране.

В СБИС нам подключили роуминг, чтобы принимать документы от любых операторов ЭДО, и настроили схему согласований. Сотрудник заправки в личном кабинете оформляет заказ и отправляет его в офис на проверку, откуда тот уходит поставщику. Поставщик еще до поставки формирует УПД и отправляет в наш офис. На приемке сотруднику заправки остается только сверить фактический заказ с УПД. В СБИС подкупает, что я могу обратиться даже ночью и получить ответ. Предыдущий оператор ЭДО работал с 9 до 18. Плюс вы быстрее реагируете на обращения. Было бы идеально, если б все наши контрагенты работали в СБИС.

У нас много поставщиков, поэтому трафик входящих документов высокий. Когда появились требования к МЧД, стало сложнее отслеживать полномочия физлиц, которые подписывают документы со стороны контрагента. В СБИС нашлось решение: проверка статуса и выгрузка самой МЧД прямо из ЦПРР методами API. Мы самостоятельно внедрили проверку в свое ПО, прочитав руководство. Теперь, принимая документ с МЧД, можем одним API-запросом получить тело доверенности, вычитать полномочия и сроки действия, тем самым обезопасив свой ЮЗДО.

Поскольку мы работаем с бухгалтерией на аутсорсе, а большинство сотрудников часто бывают в командировках, то бумажный документооборот был затруднителен. Поэтому перешли на ЭДО. СБИС решил 3 основных проблемы: 1. Обмен документами с контрагентами. 2. Внутренние согласования: заявки на оплату, договоры. 3. Учет и контроль сотрудников в командировке. СБИС — очень гибкая система, я смогла сама настроить маршруты для бизнес-процессов, не пришлось заполнять никаких заявок. Все делается просто и не занимает много времени. В будущем планируем интегрировать СБИС в нашу основную учетную систему.