Электронный документооборот

В первую очередь мы перевели в электронный вид расчетные документы с клиентами, повысив уровень сервиса. Теперь многие из них получают документы в день отправки, без вероятности потери. Вторым этапом реализовали получение юридически значимых документов от поставщиков. Коллеги из Тензора принимали непосредственное участие в разработке регламента по электронному согласованию входящих документов в СБИС. Последующим этапом была проведена совместная работа по интеграции учетной системы R12 и СБИС. На сегодня сотрудничество продолжается, предстоит еще много сделать по переводу контрагентов на новые электронные сервисы.

Мы используем измененную конфигурацию 1С, и стандартная интеграция со СБИС не работает. Но при этом служба безопасности не дает доступ сторонним лицам в нашу 1С. По скриншотам, устным объяснениям Тензор помог нашим специалистам интегрировать СБИС и 1С, чтобы документы отправлялись из 1С напрямую. Сейчас СБИС рассылает разные пакеты документов как стандартные (акт + счет-фактура), так и нестандартные. Например, мы используем пакет из отчета агента, акта и счета-фактуры на агентское вознаграждение. Xml-формы отчета агента не было в СБИС. Ее сделали и добавили специально для нас, чтобы мы могли заполнять и редактировать ее прямо в системе.

У ВкусВилл большой оборот документов внутри компании — 30000 в сутки. И с каждым днем «бумаг» становится больше. Именно поэтому мы перешли в электронную систему. В кратчайшие сроки (1,5 месяца) инженеры Тензора внедрили и настроили ЭДО. Кроме всего, работизировали его, то есть разработали в рамках своей платформы СБИС модифицированную RPA-технологию. Последнее нам необходимо для ускорения процесса подписания документов. У нас 14000 сотрудников, ответственных за перемещение товара. Заказ, подтверждение, приемка — везде нужно ставить подпись. СБИС упростил процесс, каждый документ — на контроле. Сейчас фактически вместо сотрудника трудится робот. Его функционал — «загрузка — подпись одним сотрудником — подпись другим — выгрузка». При этом схема юридически законна за счет того, что мы используем не ПЭП, а НЭП. Робот здесь равен человеку, только в разы больше скорость и меньше ошибок. Специалисты Тензора умеют реализовывать большие проекты со сложным механизмом и в этом мы убедились сами.

Мы используем СБИС для доставки бизнес-клиентам отчетных документов в электронном виде. На сегодняшний день это один из самых быстрых и надежных способов передачи юридически значимой документации. Выставленные счета доступны клиентам по всей стране уже в день их формирования. А с учетом наших объемов это также значительное сокращение как человеческих ресурсов, так и затрат на доставку бумажных документов. Функционал системы также позволил нам выстроить процесс обслуживания клиентов по люьому типу обращений без визита в офис.

Сбербанк имеет широкую территориальную сеть, мы получаем большое количество документов по услугам ЖКХ. Внедрение СБИС помогло организовать точную адресацию документов. Каждому филиалу в СБИС присвоен уникальный код. Поставщик указывает его при выгрузке документов или выбирает его в интерфейсе СБИС. Документы приходят сразу в филиал. Чтобы документы попали в нужное отделение, даже если поставщик не указал код, в СБИС можно привязать контрагентов к конкретным сотрудникам. Кроме того, через СБИС мы настроили роуминг с другими операторами ЭДО, что расширило круг контрагентов.

Группа «М.Видео-Эльдорадо» ежегодно осуществляет более 3 млн. доставок. Поэтому нам важно, чтобы все логистические процессы работали эффективно, а покупатели получали любой товар максимально быстро. Для этого мы с большинством наших логистических партнеров перешли на электронный документооборот. Акты выполненных работ, счета-фактуры, претензии, информационные письма мы получаем через СБИС. Это удобный сервис, которым легко пользоваться. Наши партнеры без проблем подключаются и в короткие сроки начинают работу. Подход позволяет значительно экономить ресурсы, быстрее осуществлять расчеты и, конечно, экоответственными, расходуя меньше бумаги.

Внедрение онлайн-сервисов для клиентов – одно из важнейших направлений развития нашей компании. Переход на электронные документы мы начали в 2012 году сразу после утверждения законодательной базы. Вместе со специалистами СБИС мы провели интеграцию нашей биллинговой системы и личного кабинета клиента. В итоге мы работаем без бумаги уже с десятками тысяч клиентов и продолжаем активно увеличивать их количество.

Мы используем СБИС для отправки исходящих и получения входящих документов. Стандартные пакеты документов формируем в 1С и выгружаем в СБИС через обработку, а все нестандартные формируем и отправляем напрямую из личного кабинета. «Тензор» перевел уже множество документов в электронный формат, хотелось бы иметь еще электронную версию документа ТТН для спиртосодержащей продукции, но это уже вопрос к законодательству. В процессе работы в СБИС иногда требуется помощь в настройках или конфигурациях кабинета. Удобно, что сотрудник компании «Тензор» может быстро подключиться к нашему компьютеру через сервис «Удаленный помощник» и оказать помощь в настройке системы.

У нас два предприятия, на каждом — разные сотрудники. Кто-то работает с покупателями, кто-то с поставщиками. Всем нужно самостоятельно подписывать документы от имени компании. Для этого мы подключили МЧД в СБИС. Теперь сотрудники не просят меня отправить контрагентам документы с директорской подписью — подписывают сами. А доверенность выдается очень легко: я создаю ее в системе, нажимаю кнопку «Подписать и отправить», и дело сделано. Весь процесс занимает минут пять. Иногда загружаю доверенности из других систем в СБИС или наоборот. В сервисе это тоже просто сделать, проблем не возникает.

Главная польза СБИС МЧД — все в одном окне. Я один раз зарегистрировался в системе и комфортно работаю. Никаких дополнительных ссылок и переходов на другие сайты. Просто захожу в кабинет своей организации и создаю новую доверенность. Выбираю, кому дать на нее права, и отправляю сотруднику для подписания накладных, УПД и счетов-фактур. Эти же доверенности могу выгружать из СБИС в другие системы, если в них работают контрагенты.

Более 30% наших контрагентов получают от нас документы в СБИС. Это сократило почтовые расходы в 40 раз. А доставка стала моментальной. Технически – СБИС интегрирован с 1С с помощью специальных готовых решений. Внешне – СБИС просто «научил» 1С отправлять документы. Исключив ручную проверку документов, их печать и отгрузку на почту, мы ускорили подготовки документов с 17 до 5 дней. А затраты бумаги сократились с 500 тыс. листов до 0. Эти очевидные выгоды дополнит то, что подписанные документы возвращаются теперь вовремя.

Мы выбрали СБИС ЭДО, потому что им пользовались уже многие наши клиенты. Интегрировали СБИС и 1С готовым модулем за несколько часов и на следующий день уже отправляли документы клиентам. В СБИС у нас работает 3 человека – кто-то с отчетностью, кто-то с документами. СБИС разделяет доступ сотрудников к информации в нашем кабинете, чтобы каждый занимался только своей работой. От нас в СБИС клиенты получают акты, счета-фактуры и счета на оплату. Все документы уходят единым пакетом – экономим на отправке.

У нас доверенности курирует один сотрудник, другим нужно было записываться к нему на прием, ехать в офис и стоять в очереди. Мы хотели найти такой инструмент, который позволил бы выдавать МЧД электронно. И мы нашли этот сервис в системе, в которой уже работаем: в СБИС. Теперь доверенности и другие электронные документы оформляем онлайн. Не нужно ничего распечатывать и выезжать в офис. Чтобы выдать машиночитаемую доверенность, достаточно завести на сотрудника карточку и заполнить информацию. А если истек срок МЧД, легко продлить ее. Удобно, что в системе под именем каждого сотрудника указано, где он может использовать свою электронную подпись: на госпорталах или в ЭДО.

со СБИС мы сократили издержки на доставку документов - суммы не космические, но все равно приятно. Большинство наших клиентов используют ЭДО, поэтому мы почти отказались от бумаг. Нам самим подписанные документы от клиентов не нужны. А вот для них уровень нашего сервиса стал выше – свои акты, счета- фактуры и счета на оплату они получают вовремя. Хотим перейти на УПД. Со стороны СБИС все готово, но наш биллинг Fastcom пока не обновлен – не позволяет использовать новый документ. С осени 2016 года переводим клиентов только на ЭДО. Клиент выбирает удобного ему оператора – СБИС доставит документы любому так же быстро, как и своим клиентам.

Филиалы и даже отделы нашего банка находятся в разных городах. Поэтому удалённая работа для нас всегда была актуальна. В СБИС мы публикуем приказы, чтобы с ними могли ознакомиться сразу все сотрудники. А еще согласовываем счета на оплату — за подписями не нужно никуда ехать, СБИС собирает их сам. Запустить документ в обработку можно даже из дома, прямо в мобильном приложении СБИС. Первое время коллеги не доверяли ЭДО и все документы хранили в бумажном варианте, но после дополнительного обучения оценили возможности СБИС. Программа ускоряет работу, и когда необходимо поднять какие-либо документы из архива – это самый главный помощник для наших сотрудников.

Мы продаем авиабилеты российских авиакомпаний. Многие авиакомпании работают через Транспортную Клиринговую Палату, которая контролирует документооборот между агентствами и авиакомпаниями. ЭДО - самый удобный и быстрый для этого способ. Мы выбрали СБИС ЭДО, потому что ТКП и авиаперевозчики уже работают в нем. Интегрировали нашу систему SOFI и СБИС на основании СБИС Коннекта – поэтому настроили работу быстро. Из SOFI мы выгружаем документы в папку, СБИС Коннект забирает их оттуда, подписывает, формирует в пакеты и отправляет. По настроенному регламенту в СБИС документы от нас сначала попадают на проверку в ТКП. Если документы корректны, ТКП их отправляет в авиакомпанию.

Фармацевтика отличается большим объемом документооборота между дистрибьютером и аптекой. В этих условиях переход на безбумажные технологии значительно упрощает работу с документами для нас и наших клиентов. СБИС отлично подошел для нас, так как поддержал специфичные формы документов: протокол согласования цен, реестр согласования цен и др. Также мы активно внедряем в СБИС электронную сверку расчетов и подписание договоров.

Работать в СБИС нас пригласил российский заказчик. Ему было легче так работать с документами, и я согласился. По итогу это оказалось удобным и для меня: работать с электронной подписью проще, сам процесс поставок товаров ускорился. Мне помогли зарегистрироваться в личном кабинете, после чего я уже мог сам отправлять счета-фактуры и другие сопроводительные документы. В СБИС нравится пользоваться шаблонами и архивом, где можно хранить сканы бумажных документов вместе с электронными. Также скачал мобильное приложение, чтобы не зависеть от ПК. Одним словом, ЭДО показал себя хорошо. Я его коллегам буду предлагать, чтобы они тоже попробовали.