Электронный документооборот

Сбербанк имеет широкую территориальную сеть, мы получаем большое количество документов по услугам ЖКХ. Внедрение СБИС помогло организовать точную адресацию документов. Каждому филиалу в СБИС присвоен уникальный код. Поставщик указывает его при выгрузке документов или выбирает его в интерфейсе СБИС. Документы приходят сразу в филиал. Чтобы документы попали в нужное отделение, даже если поставщик не указал код, в СБИС можно привязать контрагентов к конкретным сотрудникам. Кроме того, через СБИС мы настроили роуминг с другими операторами ЭДО, что расширило круг контрагентов.

У ВкусВилл большой оборот документов внутри компании — 30000 в сутки. И с каждым днем «бумаг» становится больше. Именно поэтому мы перешли в электронную систему. В кратчайшие сроки (1,5 месяца) инженеры Тензора внедрили и настроили ЭДО. Кроме всего, работизировали его, то есть разработали в рамках своей платформы СБИС модифицированную RPA-технологию. Последнее нам необходимо для ускорения процесса подписания документов. У нас 14000 сотрудников, ответственных за перемещение товара. Заказ, подтверждение, приемка — везде нужно ставить подпись. СБИС упростил процесс, каждый документ — на контроле. Сейчас фактически вместо сотрудника трудится робот. Его функционал — «загрузка — подпись одним сотрудником — подпись другим — выгрузка». При этом схема юридически законна за счет того, что мы используем не ПЭП, а НЭП. Робот здесь равен человеку, только в разы больше скорость и меньше ошибок. Специалисты Тензора умеют реализовывать большие проекты со сложным механизмом и в этом мы убедились сами.

В первую очередь мы перевели в электронный вид расчетные документы с клиентами, повысив уровень сервиса. Теперь многие из них получают документы в день отправки, без вероятности потери. Вторым этапом реализовали получение юридически значимых документов от поставщиков. Коллеги из Тензора принимали непосредственное участие в разработке регламента по электронному согласованию входящих документов в СБИС. Последующим этапом была проведена совместная работа по интеграции учетной системы R12 и СБИС. На сегодня сотрудничество продолжается, предстоит еще много сделать по переводу контрагентов на новые электронные сервисы.

Мы используем СБИС для доставки бизнес-клиентам отчетных документов в электронном виде. На сегодняшний день это один из самых быстрых и надежных способов передачи юридически значимой документации. Выставленные счета доступны клиентам по всей стране уже в день их формирования. А с учетом наших объемов это также значительное сокращение как человеческих ресурсов, так и затрат на доставку бумажных документов. Функционал системы также позволил нам выстроить процесс обслуживания клиентов по люьому типу обращений без визита в офис.

Группа «М.Видео-Эльдорадо» ежегодно осуществляет более 3 млн. доставок. Поэтому нам важно, чтобы все логистические процессы работали эффективно, а покупатели получали любой товар максимально быстро. Для этого мы с большинством наших логистических партнеров перешли на электронный документооборот. Акты выполненных работ, счета-фактуры, претензии, информационные письма мы получаем через СБИС. Это удобный сервис, которым легко пользоваться. Наши партнеры без проблем подключаются и в короткие сроки начинают работу. Подход позволяет значительно экономить ресурсы, быстрее осуществлять расчеты и, конечно, экоответственными, расходуя меньше бумаги.

Мы используем измененную конфигурацию 1С, и стандартная интеграция со СБИС не работает. Но при этом служба безопасности не дает доступ сторонним лицам в нашу 1С. По скриншотам, устным объяснениям Тензор помог нашим специалистам интегрировать СБИС и 1С, чтобы документы отправлялись из 1С напрямую. Сейчас СБИС рассылает разные пакеты документов как стандартные (акт + счет-фактура), так и нестандартные. Например, мы используем пакет из отчета агента, акта и счета-фактуры на агентское вознаграждение. Xml-формы отчета агента не было в СБИС. Ее сделали и добавили специально для нас, чтобы мы могли заполнять и редактировать ее прямо в системе.

У нас много поставщиков, поэтому трафик входящих документов высокий. Когда появились требования к МЧД, стало сложнее отслеживать полномочия физлиц, которые подписывают документы со стороны контрагента. В СБИС нашлось решение: проверка статуса и выгрузка самой МЧД прямо из ЦПРР методами API. Мы самостоятельно внедрили проверку в свое ПО, прочитав руководство. Теперь, принимая документ с МЧД, можем одним API-запросом получить тело доверенности, вычитать полномочия и сроки действия, тем самым обезопасив свой ЮЗДО.

Мы частная компания, работаем по заказам. А сроки сдачи зависят от конструкторов. Они люди творческие, с гибким графиком, но контролировать их все равно надо. В этом смысле СБИС нам очень помог. Теперь по активности за компьютером программа показывает, сколько сотрудник реально отработал. Удобно, что в СБИС есть уведомления о нарушении графика. Это дисциплинирует сотрудников и экономит время руководителям – не надо всех просматривать. В нашем случае еще и пригодилась возможность отключить эти уведомления для ключевых специалистов, чтобы не отвлекать их. По ним данные получает только руководитель и уже сам решает наказывать или нет.

со СБИС мы сократили издержки на доставку документов - суммы не космические, но все равно приятно. Большинство наших клиентов используют ЭДО, поэтому мы почти отказались от бумаг. Нам самим подписанные документы от клиентов не нужны. А вот для них уровень нашего сервиса стал выше – свои акты, счета- фактуры и счета на оплату они получают вовремя. Хотим перейти на УПД. Со стороны СБИС все готово, но наш биллинг Fastcom пока не обновлен – не позволяет использовать новый документ. С осени 2016 года переводим клиентов только на ЭДО. Клиент выбирает удобного ему оператора – СБИС доставит документы любому так же быстро, как и своим клиентам.

У нас 5 сотрудников, и действующие МЧД нужны всем. СБИС обеспечил нас ими. С помощью сервиса мы выдаем машиночитаемые доверенности в одной системе. И не нужно закупать пять флешек на каждого, чтобы загружать на них МЧД: все делаем дистанционно. Коллеги принимают накладные от фирмы, счета-фактуры и все документы подписывают сами. Мне нравится, как в СБИС работает техподдержка. Обратиться могу в любое время дня и ночи. Можно спросить, как выдать доверенность, как назначить сотрудника. Помогают всегда опытные специалисты и делают свою работу на 100%.

Поскольку мы работаем с бухгалтерией на аутсорсе, а большинство сотрудников часто бывают в командировках, то бумажный документооборот был затруднителен. Поэтому перешли на ЭДО. СБИС решил 3 основных проблемы: 1. Обмен документами с контрагентами. 2. Внутренние согласования: заявки на оплату, договоры. 3. Учет и контроль сотрудников в командировке. СБИС — очень гибкая система, я смогла сама настроить маршруты для бизнес-процессов, не пришлось заполнять никаких заявок. Все делается просто и не занимает много времени. В будущем планируем интегрировать СБИС в нашу основную учетную систему.

Наши клиенты - по всей России. Рассылка документов почтой стоила дорого. При переходе на ЭДО в СБИС отправка 1 документа стала дешевле в 5 раз. В СБИС даже в стандартный формат документа можно добавить нестандартные элементы. В нашем случае это логотип. СБИС поддерживает разные форматы: акты, счета-фактуры мы отправляем в xml, а договоры оферты в pdf. Через 4 дня после начала интеграции с 1С и доработки документов мы уже начали отправку документов. Клиенты часто задают вопросы по документам, особенно по договорам оферты. Чтобы быстро отвечать и всегда быть на связи для клиентов, переписываемся с ними прямо в СБИС – по каждому документу создается привязанный к нему диалог.

У нас тысячи агентов во всех уголках страны. Были опасения – как они воспримут новации. Мы подготовили видеоролик, чтобы показать – электронные документы в СБИС – это просто. Они оценили удобство и сокращение срока выплаты бонусов (с 7 до 1 дня) и активно переходят на ЭДО. Сократилась нагрузка и на персонал Amway. Документы теперь рассылаются автоматически, без ручной работы. Думаю, что данный проект подходит для реализации Amway и в других странах.

Главная польза СБИС МЧД — все в одном окне. Я один раз зарегистрировался в системе и комфортно работаю. Никаких дополнительных ссылок и переходов на другие сайты. Просто захожу в кабинет своей организации и создаю новую доверенность. Выбираю, кому дать на нее права, и отправляю сотруднику для подписания накладных, УПД и счетов-фактур. Эти же доверенности могу выгружать из СБИС в другие системы, если в них работают контрагенты.

Уже 2 года отправляем все платежно-расчетные документы клиентам в СБИС - всего один сотрудник справляется с этой задачей за минуты. СБИС поддержал как нашу индивидуальную визуализацию счетов и актов, так и форму абонентского договора для упрощения подключения новых компаний. Согласование оплат за связь, «коммуналку» и рекламу свелось к подписанию актов прямо в СБИС. На нашем сайте мы агитируем клиентов начать обмен документами с нами. А СБИС предоставляет страницу входа в систему с нашим логотипом и с видео-инструкциями по работе, чем помогает начать документооборот с теми, кто еще не подключен.

В бумаге документы шли 3-4 дня. А в случае корректировок – в два раза дольше. На этот срок оплаты некоторых клиентов задерживались, так как платят они после получения документов . В СБИС они видят документы прямо в день отправки. 1С у нас формирует нестандартный акт с номером из ERP системы и счет-фактуру с юридическим адресом, подтянутым из ERP. СБИС без труда визуализирует эти документы и выгружает из 1С в xml-формате. Сейчас документооборот в каждом филиале самостоятельный. со СБИС в скором времени мы начнем отправлять электронные документы централизовано. Это увеличит нашу экономию на ЭДО еще на 300 000 руб. в месяц на выдаче ЭП и обучении работе с документами новых специалистов.

В договорах с поставщиками мы обозначаем сжатые срок подписания документов. При работе с документами на бумаге сроки не соблюдались. СБИС повысил дисциплину документооборота, сделал условия по срокам выполнимыми. Вся группа компаний работает в 1С и интегрирована со СБИС через внешнюю обработку. С электронными документами работают уже 50 сотрудников: бухгалтерия - локально, остальные используют личный кабинет СБИС. Согласование документов у нас проходит в трех подразделениях компании. Мы его настроили в СБИС. Теперь процесс стал быстрым и простым.

Входящие документы у нас согласуют 4 отдела. На бумаге это долго, а если документ терялся, то «концы» было не найти. С 2015 года МОЭК, Мосводоканал и другие контрагенты начали присылать нам акты и счета-фактуры в СБИС. Настройка согласования в системе была быстрой - провели ее без выезда специалиста СБИС. Теперь документы в СБИС поступают на согласование по очереди в каждый отдел. Только в случае одобрения документа всеми отделами, он поступает на резервирование денег для оплаты, а после на подписание к начальнику университета. Теперь быстро подписываем, оплачиваем, и документы не теряются и не забываются.